Administratie, bij het woord alleen al zuchten veel ondernemers, immers wil je graag bezig zijn met je core business en laat dat juist niet bestaan uit het bijhouden en inboeken van een administratie.
Veel ondernemers behandelen de administratie dan ook als een ondergeschoven kindje, en dat kan ik wel begrijpen, je hebt al het druk genoeg met alle andere facetten van je onderneming.

Ondernemen en administratie

Bedrijven met een flinke administratieve stroom hebben vaak een paar medewerkers tot een hele afdeling tot hun beschikking voor financiële administratie maar jij als (kleine) ondernemer hebt daar geen budget voor, of je kunt niet iemand vast aannemen voor een klein aantal uur per week.
Dan ben jij misschien een ondernemer die in de avonduren nog even ‘snel’ de administratie bijwerkt, of je propt alles in 1 doos en per kwartaal lever je het in bij de boekhouder om de hoek. Dat kan natuurlijk prima, maar… een boekhouder kost veel geld, heb jij naast de boekhouder ook zelf inzicht in de cash flow, inzicht in de cijfers, hoe je bedrijf ervoor financieel voorstaat of wacht je het e-mailtje af waarin staat hoeveel je dit kwartaal moet afdragen aan de belasting?

Voel je niet schuldig als jij jezelf in de tekst hierboven herkent, je bent niet de enige!
Maar het kan anders… wil je weten hoe? lees dan vooral verder.

De administratie zelf op orde, maar hoe?

Zoals ik al aangaf is een juiste administratie de fundering van een gezonde onderneming.
Maar hoe doe je dat nu, ook als je totaal geen kaas hebt gegeten van het bijhouden van de financiële administratie?

Je kunt zelf al veel tijd besparen (voor jezelf, de boekhouder of virtueel assistent) door structuur aan te brengen in de administratie.

Tip 1: Maak een speciaal e-mail adres aan voor alle facturen van crediteuren. Bijvoorbeeld facturen@jouwbedrijfsnaam.nl en laat al je crediteuren hun facturen naar dit e-mail adres sturen.

Tip 2: Print alle inkoop facturen meteen uit, en wil je het echt op orde hebben, sla de factuur op op een server of in de cloud.

Tip 3: Prik een vaste dag in de week waarin je gaat factureren, bijvoorbeeld vrijdag. Zo houdt je alles goed bij en vergeet je niet te factureren voor die ene klant.

Tip 4: Print meteen al je verkoopfacturen uit.

Tip 5: Schaf mappen aan. Hierin berg je je inkoop- en verkoopfacturen op en een map voor al je bankafschriften. Misschien heb je ook offertes, print deze ook op een vaste dag uit en stop ze in mappen, en sla ze op een server of in de cloud op.

Tip 6: oke, deze tip is wat lastiger voor ondernemers die absoluut geen kaas hebben gegeten van een financiële administratie… maar schaf een boekhoudprogramma aan… ja ik weet het, makkelijker gezegd dan gedaan. De voordelen van een boekhoudprogramma zijn eindeloos. Maar ook al volg je tip 6 niet op, met de overige 5 tips heb je al heel veel tijd en geld gewonnen!

Het perfecte pakket

Mocht je toch interesse hebben in tip 6 voor jezelf of bijvoorbeeld voor de virtueel assistent die je inhuurt heb ik een aantal boekhoudpakketten op een rijtje gezet:

Moneybird Vanaf € 10 per maand
Visma E accounting Vanaf € 16 per maand
E boekhouden Vanaf € 7.95 per maand
Exact Vanaf € 39 per maand
Twinfield Vanaf € 42 per maand
My Finance Vanaf € 9 per maand

Dit is maar een hele kleine greep uit de pakketten die er op de markt zijn, bij alle pakketten kun je een proefversie aanvragen, wel zo handig om kijken of dit pakket bij je past en aan je wensen voldoet. Ook een tip, vraag je boekhouder welk pakket hij of zij gebruikt, dit maakt het inlezen van de boekhouding makkelijker.

De voordelen van een boekhoudpakket

Het werken met een boekhoudpakket heeft vele voordelen!
Er zijn vaak modules ( uitbreidingen) om te factureren vanuit je boekhoudprogramma, als je daar gebruik van maakt en je houd ook netjes je bankafschriften met bij- en afschrijvingen bij zie je in 1 oogopslag of er een debiteur is die al lang openstaat, wanneer je dus een herinnering moet sturen, maar ook zie je in 1 oogopslag hoe je bedrijf er financieel voorstaat, je kunt dus snel ingrijpen als je merkt dat je minder omzet hebt, en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Kortom een juiste en accurate boekhouding zorgt voor een overzicht van de gezondheid van je onderneming, en bespaart je tijd en geld.
Overtuigd maar weet je niet waar je moet beginnen? Ik help je graag met het opzetten van een boekhoudkundig systeem om zo je administratie overzichtelijk te maken, en te leren hoe je makkelijk en snel kan zorgen voor een goede administratieve stroom.

Vragen na aanleiding van dit artikel? mail me gerust!